Opdrachtomschrijving

Teamleider DIV
Regio:
Drenthe
Geplaatst:
18/07/2018
Status:
gesloten

Omschrijving

Opdracht omschrijving

Het Team DIV (Documentaire Informatie Voorziening) is onderdeel van de Dienst Facility Management en zorgt (mede) voor de instandhouding van de informatiehuishouding van de organisatie door adequaat informatie- en archiefbeheer. Het team adviseert proceseigenaren over de inrichting van duurzaam documentbeheer in de dynamische fase. Bovendien zorgt DIV voor het ontwerp (inrichting), de implementatie en het beheer van het Documentmanagement Systeem.


De kerntaken van het team zijn: 

  • ondersteunen en adviseren van de organisatie bij het duurzaam inrichten en uitvoeren van documentair informatiemanagement(adviesfunctie);
  • duurzaam inrichten en beheren van semi statische archieven, analoog en digitaal (beheerfunctie).

Voor wat betreft de duur van de opdracht, op dit moment is er een einddatum aangehouden tot 31-12-2018. Echter wordt het contract in overleg met de opdrachtgever verlengd tot 31-10-2019, daarna is er nog een optie op verlenging voor de duur van maximaal 12 maanden.

Doelstelling

Het adviseren van de organisatie bij het duurzaam inrichten en uitvoeren van documentair informatiemanagement en het beheren van semi statische archieven zijn kritische bedrijfsprocessen binnen de organisatie. Heb jij coördinerende en coachende kwaliteiten en daarnaast kennis van informatiemanagement? Meerdere teams DIV zoeken een nieuwe teamleiders.

De komende tijd, waarin transitie van het landelijke team DIV, implementatie van het nieuwe Documentmanagement Systeem en inrichtingsvraagstukken van landelijk georganiseerde proceseigenaren op de voorgrond staan, stuur je de eenheden aan vanuit het landelijk DIV belang.

Je draagt bij aan het realiseren van de veranderopgave van DIV en haar veranderdoelen, het stroomlijnen van informatiemanagement in de dynamische fase (aan de voorkant komen) en de implementatie van DMS.

Verantwoordelijkheden

  • een zeer actieve bijdrage leveren aan het MT DIV en het oppakken van landelijke zaken;
  • medeverantwoordelijk zijn voor het landelijk DIV uitvoeringsbeleid;
  • aansluiten van de DIV-organisatie (houding en gedrag van DIV medewerkers) binnen de eenheid aan de landelijke DIV organisatie;
  • inhoudelijke aansturing van de dagelijkse werkzaamheden van de medewerkers DIV binnen de eenheden;
  • implementeren van veranderdoelen in het kader van de uniformering en standaardisering van de werkwijzen binnen de eenheden;
  • opstellen van een teamjaarplan binnen de kaders van het DIV bedrijfsplan. De teamchef DIV stelt deze teamjaarplannen vast, jij faciliteert en monitort de te behalen resultaten.

Vakmatige taken

Verder ga je je bezig houden met het coachen en begeleiden van medewerkers DIV binnen de eenheden en ben je verantwoordelijk voor hun professionele ontwikkeling. Je wordt daarbij ondersteund door de gespecialiseerd medewerker die zorgt voor de dagelijkse gang van zaken op de werkvloer. Je voert de jaargesprekken (beoordelings-, functionerings- en ontwikkelgesprekken) met de medewerkers van de DIV-eenheid. Tot slot implementeer je de veranderdoelen in het kader van de uniformering en standaardisering van werkwijzen binnen de eenheid. Je wordt daarbij ondersteund door de operationeel adviseur DIV.

Leidinggevende taken

Als teamleider geef je inhoudelijke sturing aan het Team Documentaire Informatievoorziening (DIV) en stuur je 2 teams aan in Assen (13 fte) en in Apeldoorn (20 fte). Je handelt ook vanuit landelijk DIV-belang, draagt dit uit en weet dit te vertalen naar de DIV eenheden. Je bent lid van het MT DIV

Profiel
  • Een afgeronde hbo-opleiding bij voorkeur in de richting van bedrijfskunde, documentaire informatiekunde en recordmanagement.
  • Werkervaring
    • In de afgelopen 8 jaar minimaal 5 jaar ervaring opgedaan met teamontwikkeling waarbij verandering van gedrag en cultuur belangrijke thema’s waren.
    • In de afgelopen 8 jaat minimaal 5 jaar ervaring in vergelijkbare rol als teamleider, waarbij het team bestaat uit meer dan 15 fte;
    • Je hebt kennis van en ervaring met het werken in een complexe omgeving;
    • Je hebt kennis van de recente ontwikkelingen in de digitale informatiehuishouding;
    • Je hebt aantoonbare ervaring met het opstellen van een teamjaarplan binnen de kaders van het bedrijfsplan;
    • Je hebt minimaal 1 jaar kennis en ervaring opgedaan binnen het DIV domein, kunnen overbrengen waar DIV voor staat;
    • Je kan ontwikkelgesprekken met medewerkers voeren en kan dit middels een onderbouwing aantonen hoe je dit aanpakt als het gaat om een verandering van een functie van medewerkers.

Competenties
  • Visie
  • Overtuigingskracht
  • Organisatievermogen
  • Coachen
  • Besluitvaardigheid
  • Betrokkenheid
  • Samenbindend leiding geven
  • Veranderingsgerichtheid
  • Probleemanalyse
  • Sociale vaardigheid
  • Politieke (bestuurlijke) sensitiviteit

NB:
Werklokaties zijn Assen & Apeldoorn


Vereisten
Branche-ervaring:
ICT
Overheid en Publieke sector
Functiegebied:
Management / Directie
Expertise:
Team-/ Afdelingsmanagement
Werkervaring:
5-10 jaar
Opleiding:
HBO

Selectiecriteria
Uiteraard vragen wij u zo scherp mogelijk, marktconform, aan te bieden incl. reiskosten en excl.BTW. Leden van IPMarktplaats (premium/professional) betalen geen bemiddelingsfee/bureau marge bij uitvoering van deze opdracht.
knock out
Eis 1. Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring. Dit in het Nederlands gesteld van maximaal 7 pagina's A4.
knock out
Eis 2. Je hebt minimaal een relevante afgeronde hbo-opleiding. Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV.
knock out
Eis 3. In de afgelopen 8 jaar heb je minimaal 5 jaar ervaring in een vergelijkbare rol als teamleider, waarbij het team bestaat uit meer dan 15 fte. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).
knock out
Eis 4. Je hebt minimaal 1 jaar kennis en ervaring opgedaan binnen het DIV domein en kan daarom overbrengen waar DIV voor staat. Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s), of de ervaring binnen het domein BI is opgedaan, en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).
knock out
Eis 5. Vereiste (gedrags)competenties: Visie - Vormt zich een beeld van de toekomstige ontwikkelingen. Concentreert zich op de hoofdlijnen en formuleert de langere termijn doelstellingen en de strategische planning om in te spelen op de ontwikkelingen. Overtuigingskracht - Toont gedrag dat er op is gericht om anderen te overtuigen van een bepaald standpunt en instemming te krijgen met bepaalde plannen of ideeën. Organisatievermogen - Bepaalt prioriteiten en geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan om ervoor te zorgen dat activiteiten plaats vinden en zaken geregeld worden. Evalueert de voortgang en stelt waar nodig de planning en opzet bij. Coachen - Verkent de ontwikkelbehoeften van medewerkers en stimuleert, motiveert en coacht hen om hun vakbekwaamheid op een hoger niveau te brengen en de medewerkers zo verder te ontwikkelen. Besluitvaardigheid - Neemt eigenstandig beslissingen of spreekt zijn mening uit, ook wanneer zaken onzeker zijn of risico’s inhouden. Toont zich op zijn handelen aanspreekbaar. Betrokkenheid - Identificeert zich met en voelt zich nauw betrokken Samenbindend leiding geven - Geeft richting en sturing aan een groep, onder meer door het stellen en het verbinden van mensen aan doelen en het tot stand brengen en handhaven van doeltreffende samenwerkingsverbanden. Veranderingsgerichtheid - Gaat effectief om met onzekerheid en veranderingen in de organisatie, de omgeving en zichzelf. Probleemanalyse - Signaleert problemen, zoekt en herkent belangrijke informatie, rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens. Sociale vaardigheid - Beweegt zich tactvol en gemakkelijk in contacten met anderen. Is in staat met zijn optreden emoties en de sociale interactie te beïnvloeden. Politieke (bestuurlijke) sensitiviteit - Doorzien van formele en informele verbanden in een organisatie. In staat effectief om te gaan met situaties waarin sprake is van tegengestelde belangen of potentiële conflicten. Bovenstaande competenties moeten middels concrete voorbeelden duidelijk uitkomen tijdens het verificatiegesprek. Geef aan op welke wijze de competenties worden toegepast bij de uitvoering voor het gunnen van opdracht. Bij het niet voldoende aantonen zal aanbieding terzijde worden gelegd.
knock out
Wens 1. Beschrijf een referentieproject waarbij onderstaande werkervaring naar voren komt: - Ervaring in begeleiden, coachen en ontwikkelen van medewerkers - Ervaring in de aansturen van grotere teams (meer dan 15 fte) - Ervaring in het aansturen via meerdere locaties (meerdere is vanaf 2) Beschrijving bevat uw de rol met verbinding (bv volgens STAR methodiek) naar de gevraagde werkervaring. Contactgegevens van de opdrachtgever waar het referentieproject is uitgevoerd met de mogelijkheid voor de organisatie om te verifiëren.
50 punten
Wens 2. Je hebt aantoonbare ervaring met het opstellen van een teamjaarplan binnen de kaders van het bedrijfsplan. Motiveer bovenstaande wens, geef in de motivatie aan hoeveel maanden/jaren ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een situatieschets waaruit de werkervaring, zoals bovenstaand benoemd, blijkt. Geef een beschrijving van een recente opdracht (en). De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs.
30 punten
Wens 3. Je kan ontwikkelgesprekken met medewerkers voeren en kan dit middels een onderbouwing aantonen hoe je dit aanpakt als het gaat om een verandering van een functie van medewerkers. Motiveer uw rol, geef in de motivatie aan hoeveel maanden/jaren ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een situatieschets waaruit de werkervaring, zoals bovenstaand benoemd, blijkt. Geef een beschrijving van een recente opdracht (en). De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs.
20 punten

Uurtarief
Uurtarief:
niet bekend

Overige informatie
Startdatum:
29/10/2018
Duur:
1 - 3 maanden
Uren per week:
36 uur
Reageren voor:
03/08/2018