Opdrachtomschrijving

Sr. implementatie manager/veranderaar digitaal- en zaakgericht werken
Regio:
Utrecht
Geplaatst:
12/03/2018
Status:
gesloten

Omschrijving

Opdracht omschrijving

Wij zijn op zoek naar een implementatie manager / veranderkundige voor het helpen realiseren van een aantal ambities binnen het programma Integraal Digitaal (ID). Daarin onderscheiden we een aantal sporen waar onder het spoor: Digitaal- en Zaakgericht werken.

Zaakgericht werken is een vorm van procesgericht werken waarbij de informatie die tijdens het proces wordt ontvangen of gecreëerd, samen met informatie over het proces, wordt geregistreerd als ‘zaak’ en deze uniform kan worden ontsloten naar alle betrokkenen. Een belangrijke functie binnen het zaakgericht werken is het opslaan en ontsluiten van zaken en documenten met behulp van een ZaakSysteem/Midoffice (ZS) applicatie. Het ZS maakt deel uit van de gemeentelijke ruggengraat (bron: KING, GEMMA2 Informatiearchitectuur). In het ZS wordt bijgehouden wat de voortgang van zaken is, welke informatieobjecten van belang zijn en wat is gecommuniceerd met de klanten/leveranciers. Overigens worden documenten uit een zaakdossier vaak “onder water” opgeslagen in een (centraal) Document Management Systeem (DMS). De eindgebruiker gebruikt wel het ZS om die documenten op te slaan en/of te ontsluiten.

Daarnaast is het ZS direct gekoppeld aan een digitaal loket om klanten inzage te geven in de voortgang van zaken. Het digitaal loket is tevens gekoppeld aan landelijke voorzieningen als DigiD, iDeal, de kern- en basisregistraties voor het gebruik en voorinvullen van formulieren, maar ook mijnoverheid.nl, mijnloket en de berichtenbox.

De scope van dit spoor betreft: alle projecten en activiteiten die nodig zijn om te zorgen dat we als gemeente slim gebruik gaan maken van onze digitale mogelijkheden waarbij zaakgericht werken een belangrijke component is. Het spoor digitaal- en zaakgericht werken legt de nadruk op de gedragsverandering en de implementatie van digitaal- en zaakgericht werken. Daarnaast kennen we andere sporen zoals de spoor waarin we de huidige systemen robuuster en completer maken, en de spoor waarin we de bestaande informatie beter op orde brengen.

Het spoor digitaal- en zaakgericht werken is noodzakelijk omdat op dit moment zaakgericht werken nagenoeg alleen vanuit de archiveringsoptiek is ingevuld en dat is niet toereikend. De procesbeheersing is nauwelijks aan bod geweest waardoor zaakgericht werken nog onvoldoende en suboptimaal werkt. Gevolg is dat het als zodanig niet gedragen wordt in de organisatie. Het spoor digitaal- en zaakgericht werken richt zich op het voortzetten van de implementatie. Als implementatie manager / veranderaar digitaal- en zaakgericht werken ben je verantwoordelijk voor:

  • Het ontwikkelen van een concept / tool-kit waarmee het volwassenheidsniveau van de processen in relatie tot digitaal- en zaakgericht werken bepaald kan worden. Daarbij is het van belang om:
    • draagvlak te creëren zowel bij het management als bij de medewerkers voor het gebruik van dit tool-kit;
    • de goede werking en toepasbaarheid van dit concept te toetsen aan de hand van een aantal pilots welke door jou opgezet dienen te worden;
    • de inbedding van de tool-kit in de organisatie waarmee continu zelf-evaluatie plaats kan vinden succesvol is geïmplementeerd. Tevens geef je inzicht in doorlooptijden en gemaakte kosten voor deze implementatie.
  • Het samenstellen en optimaal functioneren van het implementatieteam. Als trekker van dit implementatieteam ben je in staat te verbinden met aan de ene kant het management en de medewerkers uit het primaire proces en aan de andere kant de beheersorganisatie;
    • Samen met de (nog) samen te stellen implementatieteam ben je verantwoordelijk voor optimalisatie van de gemeentelijk processen (o.a. de ketenprocessen of een significant deel van de 800 processen)
    • bij aanvang dien je zorg te dragen voor het creëren van eenduidig verwachtingspatroon door:
  • een helder en aansprekend plan van aanpak;
  • communicatie rondom de implementatie activiteiten;
  • draagkracht en eigenaarschap te creëren bij te proceseigenaren;
  • het functioneel beheer organisatie te helpen om te komen tot een verbeterde systeemconfiguraties van het zaaksysteem en onze samenwerkingsomgeving aan de hand van de inzichten die je vergaart tijdens de implementaties;
  • Zorg te dragen voor goede rapportage rondom de voorgang van de implementaties.


Plek in de organisatie
Je komt te werken voor het programma Integraal Digitaal (ID). Door je sterk verbindende kwaliteiten creëer je een natuurlijke samenwerkingspodium met de verschillende beleidsterreinen uit ons centraal Informatie- en procesmanagement kolom, te weten: functioneel beheer, informatie management record management, proces management, beveiliging, architecten, strategische adviseurs, primaire proces eigenaren etc.
Hiërarchisch en functioneel rapporteer je aan de programma manager ID en samen met de andere trekkers van de overige twee sporen vorm je het regieteam ID. Functioneel stem je je bevindingen af met de clustermanager Informatievoorzieningen.

Taak van het onderdeel
Het programma ID is een centraal opgezette programma vanuit Concern Informatie en proces management (CIPM). Samen met het management van de Interne Bedrijven Informatievoorzieningen (IB – IV) en Automatisering (IB-AUTO), programma Publieke dienstverlening en decentraal Informatie en proces management (IPM-er’s) wordt door vertegenwoordigers de stuurgroep ID samengesteld.

Profiel
Als implementatie manager / veranderaar opereer je in een omgeving met veel veranderingen, tegenstrijdige belangen en invloeden.

  • Je bent in staat om mensen te verbinden en vanuit je persoonlijkheid te overtuigen. 
  • Je bent aimabel en overtuigend. 
  • Je weet een complex proces aan te sturen en weet planmatig de gewenste resultaten op te leveren. 
  • Je kunt zowel vanuit de business als organisatorische realisatie naar oplossingen werken en denkt vanuit business cases. 
  • Je hebt kennis van bedrijfsprocessen, projecten en de rol van informatievoorziening in een (gemeentelijke) organisatie. 
  • Tevens beschik je over politieke- en omgevingssensitiviteit. Je communiceert uitstekend zowel in woord als in geschrift. 
  • Door je visie op het gebied van digitale transformatie en zaakgericht werken in het bijzonder weet je mensen te inspireren. 
  • Als veranderaar beschikt je over een sterke inlevingsvermogen en je kunt heel goed luisteren.
  • De implementatie manager / veranderaar digitaal- en zaakgericht werken die wij zoeken beschikt onder andere over de volgende eigenschappen:
    • WO werk- en denkniveau aangetoond met diploma.
    • Minimaal 7 jaar ervaring met digitale transformatie en zaakgericht werken.
    • Kennis en praktijkervaring met Agile/Scrum en andere projectmethodieken.
    • Kennis en ervaring met BISL.
    • Kennis en ervaring met Design Thinking methodiek;
    • Kennis en ervaring met verandermanagement.
    • Kennis en werkervaring bij een gemeentelijke organisatie.
    • Heeft executiekracht
    • Is een organisatietalent en heeft het vermogen dingen voor elkaar te krijgen en doorbraken te creëren in impasses.
    • Doortastend, doorpakker, handen-uit-de-mouwen type
    • Houdt overzicht/helicopterview en werkt integraal
 

Vereisten
Branche-ervaring:
Overheid en Publieke sector
Functiegebied:
Management / Directie
Expertise:
Change-/Verandermanagement
Werkervaring:
5-10 jaar
Opleiding:
WO

Selectiecriteria
De opdrachtgever heeft het tarief gemaximaliseerd op € 100,- incl. reiskosten excl. BTW Uiteraard vragen wij u zo scherp mogelijk aan te bieden. Leden van IPMarktplaats (premium/professional) betalen geen bemiddelingsfee/bureau marge bij uitvoering van deze opdracht.
knock out
U heeft minimaal een afgeronde WO opleiding
knock out
U heeft minimaal 7 jaar ervaring met het uitvoeren van ICT projecten en specifiek met digitale transformatie en zaakgericht werken.
20 punten
U heeft kennis en praktijkervaring met projectmatige methoden o.a. MSP, Prince2 en Agile/Scrum.
10 punten
U heeft ervaring in en kennis van verandermanagement bij digitaliseringsvraagstukken (liefst binnen gemeenten).
10 punten
Geef een concreet voorbeeld van een implementatie traject die je hebt gedaan, benadruk/omschrijf de volgende onderwerpen: - creëren van draagvlak - vergroten van adoptie van de verandering m.a.w. de inbedding, borging en een juiste en goede gebruik van de oplossing - je rol, taken, verantwoordelijkheden hierin - de aanpak en - behaalde resultaat. Max 1500 karakters.
30 punten
Geef een motivatie waarom je denkt dat jij geschikt bent om deze opdracht bij de gemeente uit te voeren. (Max 750 karakters)
30 punten
Voor deze aanvraag ontvangen wij graag twee relevante referenties die door Gemeente nagebeld mogen worden. Je geeft met het indienen van de referenties de Gemeente akkoord om contact op te nemen met de referenten.
knock out
Voegt het CV toe. Het CV is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 3 A4´s (enkelzijdig) groot. Het CV dient enkel en alleen ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden.
knock out

Uurtarief
Uurtarief:
€ 95 - € 105

Overige informatie
Startdatum:
26/03/2018
Duur:
3 - 6 maanden
Uren per week:
32 uur
Reageren voor:
16/03/2018