Opdrachtomschrijving

Managementassistent
Regio:
Zeeland
Geplaatst:
13/02/2018
Status:
gesloten

Omschrijving

Opdracht omschrijving

Cluster Bedrijfsvoering


De collega's die werkzaam zijn binnen dit cluster zorgen voor solide bedrijfsvoering. Het cluster voorziet hiertoe in de informatiebehoefte, advisering, kaderstelling en ondersteuning van de andere clusters op alle taakvelden van bedrijfsvoering (personeel, financiën, informatievoorziening, automatisering, belastingen, juridische en facilitaire zaken).

Het team bestuurs- en managementassistenten (BMA) is ontstaan vanuit een samenvoeging van alle clustersecretariaten en het bestuurssecretariaat. Belangrijkste doelen voor het team zijn het vergroten van de kwaliteit (o.a. door uitwisseling van kennis en kunde) en het verkleinen van de kwetsbaarheid. Eenheid van werken is een belangrijke manier om deze beide doelen te bereiken.

Eerste lijn
De eerste lijn is de eerste ingang voor alle vragen op het gebied van Bedrijfsvoering. Zo veel mogelijk klantvragen worden daar direct afgehandeld. De eerste lijn is het visitekaartje voor het hele cluster vanwege de directe klantcontacten. Daarmee vormt de eerst lijn ook de ogen en oren voor het hele cluster. Kwaliteit en klantgerichtheid zijn hele belangrijke doelen: we willen onze klanten het gevoel geven dat ze welkom zijn met hun vraag. En we willen die vraag zo goed mogelijk beantwoorden.


Taakveld
Taakveld BMA is ontstaan vanuit een samenvoeging van alle clustersecretariaten en het bestuurssecretariaat. Belangrijkste doelen voor het taakveld zijn het vergroten van de kwaliteit (o.a. door uitwisseling van kennis en kunde) en uniformiteit en het verkleinen van de kwetsbaarheid. Eenheid van werken is een belangrijke manier om deze beide doelen te bereiken. Ook is het belangrijk om te bouwen aan de relatie met de klant en aan het onderlinge teamgevoel.


Verantwoordelijkheden

Je bent verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning en wordt ingezet vanuit de poule bij een cluster. De belangrijkste taken daarin zijn:

  • Beheren van agenda’s en afspraken plannen.
  • Organiseren, voorbereiden notuleren van vergaderingen en bewaken van de actiepunten.
  • Verzorgen in- en uitgaande correspondentie
  • Organiseren van bijeenkomsten
  • Adviseren over en uitvoeren van veranderingen wanneer je kansen ziet om zaken slimmer en efficiënter te organiseren.

Aanbod
Wij bieden je een unieke, informele en collegiale werksfeer met flexibele werktijden (en waarin een 9 tot 5 mentaliteit steeds minder past).

Competenties

  • Organisatiesensitief
  • Proactief
  • Klantgericht
  • De functie biedt een grote mate van zelfstandigheid; je kunt je werk grotendeels zelf indelen.
  • Dit vraagt een doortastende houding om de juiste prioriteiten te stellen en goed te plannen en organiseren.
  • Samenwerken zit in je bloed en je hebt een klant- en resultaatgerichte aanpak.
  • Jouw mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden zijn uitstekend.
  • Je handelt proactief, werkt nauwgezet en je bewaakt het overzicht.
  •  Je speelt goed in op niet geplande werkzaamheden.
  • Je hebt een frisse en analytische blik en gaat discreet met (management)informatie om.
     

Vereisten
Branche-ervaring:
Overheid en Publieke sector
Functiegebied:
Administratief / Secretarieel
Expertise:
Secretaresse / Personal Assistant
Werkervaring:
3-5 jaar
Opleiding:
MBO

Selectiecriteria
De opdrachtgever heeft het tarief gemaximaliseerd op € 40,- incl. reiskosten excl. BTW Uiteraard vragen wij u zo scherp mogelijk aan te bieden. Leden van IPMarktplaats (premium/professional) betalen geen bemiddelingsfee/bureau marge bij uitvoering van deze opdracht.
knock out
Minimaal een afgeronde relevante opleiding op MBO niveau.
knock out
Je beschikt over een uitstekende beheersing van het Microsoft Officepakket.
knock out
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als managementassistent
50 punten
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar bij een overheidsinstantie
50 punten

Uurtarief
Uurtarief:
€ 35 - € 45

Overige informatie
Startdatum:
26/02/2018
Duur:
3 - 6 maanden
Uren per week:
36 uur
Reageren voor:
16/02/2018