Opdrachtomschrijving

Backoffice Medewerker/Recruitment Ondersteuner
Regio:
Utrecht
Geplaatst:
13/02/2018
Status:
gesloten

Omschrijving

Opdracht omschrijving

In februari zal met een landelijke campagne de “branding” van de organisatie als ICT werkgever grootschalig onder de aandacht worden gebracht. Met een toenemende behoefte binnen de organisatie aan hoogopgeleid ICT personeel is het noodzakelijk om, gekoppeld aan deze campagne, zorg te dragen voor een optimale behandeling van de (potentiele) sollicitant. Het inzetten van een specialistisch recruitmentteam, dat het digitale werkveld binnen en buiten de organisatie kent en de doelgroep “verstaat” is een ultiem middel om te komen tot een betere profilering van de organisatie als interessante potentiele werkgever. Dit team kent de markt, kent de organisatie en haar behoefte om over alle interne grenzen heen (executief of ath) de digitale vraagstukken in te vullen. Zij zijn in staat vraag en aanbod scherp en snel bij elkaar te brengen. Daarnaast wordt er door dit team nauw samengewerkt met de vacaturehouders; alles in het belang van de optimale candidate-experience.

De doorlooptijd van het project betreft in eerste instantie een periode van 1 jaar met optie tot verlenging. 

Doelstelling

Dit team, dat bestaat uit recruiters en specialistische ondersteuners, is in staat om ook breder te kijken naar de inzetbaarheid van een mogelijk geschikte kandidaat. De werkwijze en het proces zal worden ingericht naar de drie recruitmentthema’s boeien, binden en behouden. Elke fase kent een specialistische aanpak waarbij echte, warme, aandacht centraal staat. Omdat de wervingscampagne een grote (financiële- en imago-) investering is, waarbij de vraag en het aanbod binnen het brede digitale werkveld de aankomende jaren alleen maar zal toenemen, dienen we nu in te spelen door het invullen van deze verandering. De inzet van een centraal aangestuurd digitaal recruitmentteam draagt sterker bij aan de groeidoelstelling binnen dit vakgebied.

Verantwoordelijkheden

Als backofficemedewerker: 

  • Ben je verantwoordelijk voor de ondersteuning van alle werving & en selectieprocessen;

  • Sta je kandidaten te woord en plan je selectiegesprekken in;

  • Bereid je salarisberekeningen voor en ondersteun je bij het aanstellingsproces;

  • Verzorg je in samenwerking met de recruiter de opstart van screeningen;

  • Organiseer en ondersteun je bij vergaderingen, evenementen en planningswerkzaamheden;

  • Ben je verantwoordelijk voor het opstellen en vastleggen van recruitment- en maandrapportages;

  • Waar mogelijk ben je in staat om processen te optimaliseren en in te richten.


Vakmatige taken

De ondersteuner draagt bij aan het warme contact met de schaarse doelgroep. Dit warme contact is onontbeerlijk om de kandidaat te boeien, binden en behouden. Hij/zij zet zich actief in binnen het recruitmentproces door het onderhouden van de warme contactmomenten, het gezamenlijk inplannen van afspraken (kandidaat en vacaturehouder), het voorbereiden van de aanstellingsgesprekken en het begeleiden van de kandidaten tijdens het screeningsproces. Doordat je kennis hebt van de digitale markt, weet je goed om te gaan met de doelgroep en ben je in staat om gedurende het volledige wervingstraject de kandidaat optimaal te ondersteunen.

Inzet in de lijn of project 

Als backofficemedewerker werk je samen met het recruitmentteam aan de invulling van het project recruitment digitalisering. Je ondersteunt de recruiters bij de instroom van IT talent. Binnen het recruitmentproces ben jij een belangrijk aanspreekpunt voor zowel de kandidaat als de organisatie. Jij zorgt samen met het recruitmentteam voor de ideale candidate-experience.Kantoorautomatisering kent voor jouw geen geheimen. In Excel creëer je bijvoorbeeld probleemloos overzichten en tabellen ten behoeve van het management.

Profiel
  • Je hebt een afgeronde mbo 4 opleiding of hoger, bij voorkeur op administratief/secretarieel gebied;
  • Werkervaring
    • minimaal 5 jaar werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen een HR- of recruitmentafdeling in een ICT gerelateerde omgeving;
    • aantoonbaar ervaring met het werken met een recruitmentsysteem, bij voorkeur Youforce en/of Mentor (Roos).
    • aantoonbaar ervaring met het telefonisch te woord staan van sollicitanten.
    • aantoonbaar groot cijfermatig inzicht, met name op het gebied van arbeidsvoorwaarden.
    • aantoonbare werkervaring met het organiseren en ondersteunen bij vergaderingen, evenementen en planningswerkzaamheden. 
    • aantoonbare werkervaring met het optimaliseren en inrichten van ondersteunende HR processen.

Compententies

Je bent een organisatietalent die gericht is op samenwerking en bent flexibel. Je hebt goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid en bent klantgericht. Een echte ondersteuner met oog voor detail.
Daarnaast ben je:

  • nauwkeurig
  • extravert
  • integer
  • daadkrachtig
  • organisatie- en omgevingssensitief

Vereisten
Branche-ervaring:
Overheid en Publieke sector
Functiegebied:
Administratief / Secretarieel
Expertise:
Administratieve ondersteuning
Werkervaring:
5-10 jaar
Opleiding:
MBO

Selectiecriteria
De opdrachtgever heeft het tarief gemaximaliseerd op € 50,- incl. reiskosten excl. BTW Uiteraard vragen wij u zo scherp mogelijk aan te bieden. Leden van IPMarktplaats (premium/professional) betalen geen bemiddelingsfee/bureau marge bij uitvoering van deze opdracht.
knock out
Eis 1: Minimaal 5 jaar werkervaring met administratieve werkzaamheden binnen een HR- of recruitmentafdeling binnen een ICT gerelateerde omgeving. Noem in het CV bij de werkzaamheden het nummer van deze eis, hoe je aan deze eis voldoet, de naam van de opdrachtgever(s). Noem de periode in (dd-mm-jj - dd-mm-jj). Bij het niet benoemen van het aantal jaren werkervaring en bij welke opdrachtgever deze kennis is opgedaan, zal de aanbieding terzijde worden gelegd.
knock out
Eis 2: Aantoonbare werkervaring met het opstellen van salarisvoorstellen. Je beschikt over een groot cijfermatig inzicht, met name op het gebied van arbeidsvoorwaarden. Noem in het CV bij de werkzaamheden het nummer van deze eis, hoe je aan deze eis voldoet, de naam van de opdrachtgever(s). Noem de periode in (dd-mm-jj - dd-mm-jj). Bij het niet benoemen van het aantal jaren werkervaring en bij welke opdrachtgever deze kennis is opgedaan, zal de aanbieding terzijde worden gelegd.
knock out
Eis 3: Je bent een organisatietalent die gericht is op samenwerking en bent flexibel. Je hebt goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid en bent klantgericht. Een echte ondersteuner met oog voor detail. Daarnaast ben je: - Accuratesse: Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten. - Initiatief: Signaleert kansen. Handelt ernaar en durft daarbij risico’s te nemen om uiteindelijk een bepaald herkenbaar voordeel voor de organisatie te behalen. Begintliever uit zichzelf dan passief af te wachten. - Integriteit: Geeft invulling aan het werk, op een manier die in overeenstemming is met maatschappelijke waarden en normen, die relevant zijn voor de politie. - Doorzettingsvermogen: Blijft zich inzetten voor het beoogde doel ondanks eventuele weerstand of tegenslag. - Organisatiesensitiviteit: Speelt in op interne politiek en is alert op veranderingen binnen de organisatie. Onderkent de invloed en de gevolgen van eigen beslissingen of activiteiten op de andere organisatieonderdelen. Bovenstaande competenties moeten middels concrete voorbeelden duidelijk uitkomen tijdens het verificatiegesprek. Geef aan op welke wijze de competenties worden toegepast bij de uitvoering voor het gunnen van opdracht. Bij het niet voldoende aantonen zal aanbieding terzijde worden gelegd.
knock out
Eis 4: Aantoonbare werkervaring met het telefonisch te woord staan van sollicitanten. Noem in het CV bij de werkzaamheden het nummer van deze eis, hoe je aan deze eis voldoet, de naam van de opdrachtgever(s). Noem de periode in (dd-mm-jj - dd-mm-jj). Bij het niet benoemen van het aantal jaren werkervaring en bij welke opdrachtgever deze kennis is opgedaan, zal de aanbieding terzijde worden gelegd.
knock out
Wens 1: Aantoonbare werkervaring met het werken met een recruitmentsysteem, bij voorkeur Youforce en/of Mentor (Roos). Dit moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn benoemd in het CV. Noem in het CV bij de werkzaamheden het nummer van deze wens, hoe je aan deze wens voldoet, de naam van de opdrachtgever(s). Noem de periode in (dd-mm-jj - dd-mm-jj). Bij het niet benoemen van het aantal jaren werkervaring en bij welke opdrachtgever deze kennis is opgedaan, worden er geen punten aan deze wens toegekend.
30 punten
Wens 2: Aantoonbare werkervaring met het opstellen en vastleggen van recruitment- en maandrapportages. Dit moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn benoemd in het CV. Noem in het CV bij de werkzaamheden het nummer van deze wens, hoe je aan deze wens voldoet, de naam van de opdrachtgever(s). Noem de periode in (dd-mm-jj - dd-mm-jj). Bij het niet benoemen van het aantal jaren werkervaring en bij welke opdrachtgever deze kennis is opgedaan, worden er geen punten aan deze wens toegekend.
30 punten
Wens 3: Aantoonbare werkervaring met het organiseren en ondersteunen bij vergaderingen, evenementen en planningswerkzaamheden. Dit moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn benoemd in het CV. Noem in het CV bij de werkzaamheden het nummer van deze wens, hoe je aan deze wens voldoet, de naam van de opdrachtgever(s). Noem de periode in (dd-mm-jj - dd-mm-jj). Bij het niet benoemen van het aantal jaren werkervaring en bij welke opdrachtgever deze kennis is opgedaan, worden er geen punten aan deze wens toegekend.
20 punten
Wens 4: Aantoonbare werkervaring met het optimaliseren en inrichten van ondersteunende HR processen. Dit moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn benoemd in het CV. Noem in het CV bij de werkzaamheden het nummer van deze wens, hoe je aan deze wens voldoet, de naam van de opdrachtgever(s). Noem de periode in (dd-mm-jj - dd-mm-jj). Bij het niet benoemen van het aantal jaren werkervaring en bij welke opdrachtgever deze kennis is opgedaan, worden er geen punten aan deze wens toegekend.
20 punten

Uurtarief
Uurtarief:
€ 45 - € 55

Overige informatie
Startdatum:
02/04/2018
Duur:
6 - 12 maanden
Uren per week:
36 uur
Reageren voor:
23/02/2018